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Comunicação interna: qual sua importância e como colocar em prática?

XGEN
24 de março de 2021

Quando falamos em ações de comunicação da sua empresa, é natural que se pense em marketing e trabalho com o público, não é mesmo? Mas mais do que isso, olhar para comunicação interna e para seus times é também crucial para o bom andamento dos trabalhos e resultados conquistados.

 

As pessoas são os grandes ativos de sua organização e muitas delas estão de fato na linha de frente da empresa, sendo espécie de porta-voz entre marca e consumidor. Sendo assim, sem uma boa comunicação com essas pessoas, dificilmente as estratégias seguirão como esperado.

 

O quanto a sua empresa pensa em comunicação interna, desenha estratégias direcionadas para ela e se preocupa com a importância de fornecer insumos para seus colaboradores? Vamos falar mais sobre esse importante assunto? Confira!

 

O que é comunicação interna?

 

A comunicação interna é uma estratégia empresarial que foca suas ações diretamente nos colaboradores de uma empresa. Essa ação é a transmissão e compartilhamento de informações relevantes e estratégias dentro de um ambiente organizacional.

 

Uma boa comunicação interna é essencial para que todos os colaboradores estejam na mesma página em relação às tomadas de decisão da empresa. Seu principal objetivo é manter os talentos alinhados e engajados com os objetivos, estratégias e discurso do negócio.

 

É evidente que a comunicação interna sempre existirá nas organizações, afinal, os colaboradores trocam informações e ela roda dentro das empresas, certo? E é justamente para evitar falhas nessa transmissão que é preciso que a empresa tome à frente da forma com que a comunicação interna é conduzida e divulgada.

 

Ela precisa mais do que existir, mas sim funcionar e ser de fato uma estratégia. Para isso, é importante que a comunicação seja aberta e ocorra em todos os níveis, não apenas entre os colaboradores, mas que comece das lideranças e chegue de forma igual para todos os setores.

 

Quais os benefícios de uma boa estratégia de comunicação interna?

 

A comunicação interna tem benefícios diretos em diversas ações da empresa e para você entender ainda mais na prática como ela funciona, separamos algumas – das muitas – vantagens que essa ação leva para a empresa.

 

Melhora o clima organizacional

 

O ambiente de trabalho é aquele em que as pessoas passam grande parte dos seus dias e é importante que o clima seja saudável para não afetar negativamente as rotinas desenvolvidas.

 

Por meio da comunicação interna, os profissionais passam a receber as mesmas informações e são estimulados a desenvolver relacionamentos interpessoais, fomentado os trabalhos em equipe em prol dos mesmos objetivos.

 

Com comunicação fluída diminui-se a distância entre pessoas, fazendo com que o trabalho seja realizado em maior sintonia e entrosamento.

 

Diminui o tempo de ramp up e facilita a integração de novos funcionários

 

Quando novos colaboradores chegam à empresa é necessário um tempo de adaptação até que suas funções sejam plenamente desenvolvidas, certo? Mais do que ferramentas e teorias, ter um bom clima e comunicação organizacional é essencial para a integração dessas novas pessoas no ambiente.

 

Com uma comunicação interna que funcione, os novos colaboradores terão conhecimento rápido e informações precisas sobre suas necessidades, diminuindo seu tempo de ramp up e iniciação em suas tarefas. Além disso, por contar com um grupo coeso, a adaptação torna-se mais rápida para o trabalho em equipe.

 

Aumenta produtividade

 

A partir do momento em que os colaboradores se sentem engajados, valorizados pela empresa e importantes nos processos realizados, naturalmente sua motivação e produtividade crescem, dando resultados reais no dia a dia da organização.

 

Alinha as equipes de trabalho

 

Mesmo que cada colaborador tenha suas funções e metas individuais, é importante que as equipes estejam alinhadas com os mesmos valores, missões, estratégias e formas de trabalho para conduzirem suas atividades.

 

Investir em comunicação interna é um fator essencial para que todas essas informações cheguem corretamente às pessoas de sua organização.

 

Mais do que isso, com comunicação interna alinhada, diminuem-se as crises internas causadas por erros, ruídos e falhas de informações, fofocas e boatos.

 

Como investir em uma boa comunicação interna?

 

A comunicação interna é a reunião de diversas ações e ferramentas para que a transmissão de informações realmente ocorra e, mais do que isso, seja atrativa para todos os perfis de pessoas da sua organização.

 

É importante ter a comunicação interna como de fato uma estratégia a ser planejada e implementada em seu negócio. Para te ajudar, listamos algumas práticas para que sua comunicação flua cada vez mais!

 

Entenda os ruídos de comunicação existentes nas equipes

 

Mais do que não ter comunicação interna eficiente, outro grande problema são os ruídos existentes que impedem que suas informações sejam passadas corretamente dentro do ambiente de trabalho.

 

É preciso identificar quais são e trabalhar para minimizar tais danos para suas estratégias. Há quatro principais tipos de ruídos que podem atingir as empresas e a troca de informações, que são:

 

  • Físicos: o volume alto de sons, ruídos externos, trânsitos, obras e quaisquer barulhos que podem interferir na produtividade e comunicação das pessoas, mas nem sempre estão ao alcance da empresa.
  • Fisiológicos: dores de cabeça, cansaço e problemas físicos que geram problemas nas trocas entre as pessoas.
  • Psicológico: é a falta de engajamento, que faz com que os colaboradores estejam presentes fisicamente, mas não mentalmente em suas tarefas.
  • Semântico: quando há diferentes níveis de conhecimento entre as equipes, há grande ruído de comunicação nas realizações de tarefas comuns.

 

É evidente que os ruídos sempre existirão, afinal, muitos deles não estão sobre controle da empresa. Porém, é essencial entender quais são eles e quais podem ser mitigados por comunicação e por ações organizacionais.

 

Elabore um planejamento para a área

 

Como dissemos, a comunicação interna demanda planejamento para que seja possível colocar tudo em ordem e diminuir ruídos dentro da sua empresa. Como qualquer boa estratégia, é preciso organizar, planejar ações e traçar metas e objetivos.

 

Entenda quais são os principais objetivos de sua organização com a comunicação, seja aumentar engajamento, aumentar nível de satisfação dos colaboradores, diminuir turnover, melhorar produtividade, entre outros.

 

Ter em mente quais serão os principais pontos a serem atacados é essencial para desenhar suas ações e, posteriormente, medir o que está sendo feito.

 

Implemente canais de comunicação

 

Para que sua organização possa informar o público interno, é preciso contar com canais e ações de comunicação exclusivos da empresa. Isso pode acontecer de muitas formas, como:

 

  • Jornal mural ou mural de recados: É possível que os setores tenham quadros e comunicações físicas para que informações importantes sejam repassadas dentro do ambiente.
  • TV corporativa: Quando localizada em ambientes de grande visibilidade e circulação na empresa, a TV repassa a comunicação para seus colaboradores.
  • Newsletter: Os famosos e-mails não são exclusividades apenas do público externo e podem também existir ações para o repasse de informações para o público de forma semanal ou quinzenal.
  • Chat interno: Os chatbots são grandes aliados também de forma interna para as equipes. Através de tecnologia e inteligência artificial é possível oferecer conteúdos específicos para todos os colaboradores de acordo com as necessidades.

 

Esses são alguns dos diversos canais utilizados dentro das organizações para comunicação interna. Para implementá-los, é importante considerar o perfil da sua equipe e seu local de trabalho.

 

Se sua empresa seguirá no home office, por exemplo, não vale a pena instalar TVs ou mural pela organização, não é mesmo?

 

Agora se seu negócio conta com áreas operacionais, que nem sempre os colaboradores estão em contato com computadores e dispositivos móveis, é importante estímulos visuais dentro do ambiente que incentivem a comunicação.

 

Não existe certo ou errado em questões de ferramentas, o importante é que elas sejam implementadas olhando de fato para suas pessoas e perfis.

 

Invista em gestão do conhecimento

 

A gestão do conhecimento é a capacidade da empresa gerar, armazenar e distribuir conhecimento de forma constante para os colaboradores. E, mais do que isso, é o poder de transformar informações e conhecimento em resultados efetivos.

 

A comunicação interna tem muito a ver com capacitação e conhecimento e é importante que esse também seja um canal observado pela empresa, afinal, muitos prejuízos podem ser causados pela falta de conhecimento e de trocas de informações técnicas em suas equipes.

 

Investir em gestão do conhecimento é mais do que treinar e capacitar, mas também ser capaz de oferecer suporte e construir informações e base de conhecimento de forma colaborativa e acessível para todas.

 

A plataforma de gestão de conhecimento é um grande investimento para as empresas, afinal, além de reunir importantes ferramentas para comunicação interna, ela é essencial para treinamentos e-learning, base do conhecimento, inteligência artificial e indicadores para as estratégias.

 

Gestão do conhecimento e comunicação interna

 

Incentive a comunicação interna

 

Não adianta investir em ferramentas e estratégias se suas equipes não utilizarem e não fomentarem suas informações, não é mesmo? A comunicação interna faz para da cultura organizacional que precisa ser incentivada e divulgada dentro das organizações.

 

É preciso criar ações de divulgação das estratégias e buscar formas de engajar colaboradores para que eles entendam a real importância da comunicação.

 

Faça treinamentos de conscientização, puxe conversas e debates a partir das lideranças, tenha processos e documentos que sejam atrativos para que os colaboradores acessem, invista em gamificação no processo de comunicação e faça com que a troca de informações seja algo comum das rotinas.

 

Nesse ponto, é preciso também envolver as lideranças, que são cruciais para que a comunicação interna aconteça com qualidade. É preciso que os canais de comunicação e informação sejam abertos e que todos possam opinar e trocar.

 

Para isso, é crucial que as lideranças incentivem a comunicação, invistam em feedbacks – e não apenas deem, mas também ouçam e peçam por eles – e participem de ações. Muito da aprendizagem da organização acontece por repetições e exemplo, portanto, o papel dos líderes é essencial para disseminar as estratégias de comunicação.

 

Mensure os resultados

 

Como em qualquer estratégia, é preciso mensurar resultados para que as ações sejam sempre revisitadas, atualizadas e otimizadas. Para observar se a comunicação interna está acontecendo é interessante olhar para produtividade, retrabalho, diminuição de erros, conflitos interpessoais, resultados de equipes, entre outros.

 

Mais do que esses indicadores subjetivos, ao ter uma plataforma estruturada de gestão de conhecimento é possível ter indicadores mais concretos, como a quantidade de colaboradores que acessam suas notícias e informações, quantas e quais pessoas estão comentando e contribuindo para o crescimento do conhecimento, entre outros.

 

Ter atenção sobre as métricas e resultados é essencial para olhar em seu planejamento o que está saindo conforme esperado e o que precisa ser melhorado em sua estratégia para ser alcançado.

 

A comunicação interna é uma ferramenta indispensável para o sucesso das equipes e da empresa. Olhar para ela é crucial e diz muito sobre como serão os resultados de todas as suas ações, sejam internas ou externas.

 

Boa comunicação interna reflete em cada trabalho e claro, faz também toda a diferença para como seu público vai perceber a sua marca.

 

O quanto você já está olhando para comunicação interna e investindo em ferramentas para sua propagação? Aproveite que agora você sabe mais sobre o tema e entenda como a gestão do conhecimento e nossa plataforma pode te ajudar na comunicação interna e em outros resultados de seus setores!

 

Gestão do conhecimento

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Ao final desta Política, há o indicativo da data da última atualização e, caso sejam feitas alterações relevantes que ensejem novas autorizações dos Usuários, iremos publicar tal atualização e eventualmente solicitar um novo consentimento.

 

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Atualizado em 11 de fevereiro de 2021